Fonctions du conseil d’administration

  • Planifier : décider de ce que le Dépôt veut faire. Vérifier que les projets sont sur la bonne voie.
    • Définir l’orientation stratégique et superviser sa mise en œuvre.
  • Surveiller les finances : s’assurer que l’argent du Dépôt est géré correctement.
    • Obligation fiduciaire : y compris l’approbation des budgets, le contrôle des dépenses et l’établissement de rapports financiers appropriés.
  • Respecter les règles : apprendre les règles et s’assurer qu’elles sont respectées par l’organisation.
    • Conformité juridique: rester informé des lois fédérales, provinciales et locales. S’assurer qu’elles sont respectées par l’organisation.
  • Protéger le Dépôt : Connaître les problèmes qui pourraient survenir et trouver des solutions pour assurer la sécurité du Dépôt. 
    • Gestion du risque : Identifier les risques potentiels et s’assurer que des systèmes sont en place pour gérer et atténuer ces risques.
  • Choisir et encadrer le dirigeant : Sélectionner un.e bon.ne dirigeant.e. S’assurer qu’il.elle fait correctement son travail.
    • Superviser le directeur.trice général.e : embaucher, supporter, évaluer, et si nécessaire, remplacer le.a directeur.trice général.e.
  • Apprendre et s’améliorer : constater le travail accompli par le conseil d’administration. Améliorer ce qui peut l’être.
    • Gouvernance: examiner régulièrement la performance du conseil d’administration, mettre à jour les règlements internes et politiques, et offrir des opportunités de formation aux membres du conseil d’administration.
  • Trouver des ressources : s’assurer que le Dépôt a les ressources nécessaires, comme l’argent et les employés.
    • Développement des ressources : s’assurer que le Dépôt a les ressources nécessaires (financières et humaines) pour accomplir leur mission. Cela implique de participer à la collecte de fonds.
  • Exprimez-vous : parlez de ce que le Dépôt fait et faites savoir où en sont les dossiers.
    • Agir en tant qu’ambassadeur, représentant le Dépôt auprès des parties intéressées, des partenaires et du public en général; favoriser la transparence en encourageant la communication des décisions du conseil d’administration et des résultats de l’organisation aux parties intéressées et au public.
  • Faire des choix justes : décider de ce qui est mieux pour le Dépôt. Ne pas prioriser les intérêts personnels.
    • Prendre des décisions dans le meilleur intérêt pour l’organisation, en évitant les conflits d’intérêts et en maintenant la confidentialité.

 

Questions fréquemment posées

Combien de temps doit être consacré ?

  • Le temps qui devra être consacré aux activités du comité d’administration varie, mais vous pouvez prévoir en moyenne entre cinq (5) à dix (10) heures par mois. Ceci inclut assister à des réunions, lire des documents en préparation aux rencontres, et les événements spéciaux. Certains mois sont plus occupés que d’autres, et l’avantage d’avoir un groupe qui siège au conseil d’administration permet d’avoir une présence suffisante (quorum) sans que tous soient systématiquement présents.
  • Vous êtes élu pour un mandat de 3 ans, et vous pouvez vous représenter à nouveau si vous le désirez. Vous pouvez effectuer au maximum 2 mandats (ou 6 ans) consécutifs, afin de laisser la place à d’autres personnes la chance de siéger au conseil d’administration.

 

Combien de réunions y a-t-il et comment se déroulent-elles ?

  • Il y a entre 8 et 10 réunions par année, où tous les membres qui siègent au conseil d’administration se réunissent. Ces rencontres sont d’une durée d’environ 2-3 heures.
  • Actuellement, les rencontres se déroulent en personne ou en ligne, généralement en alternance.
  • Environ une semaine avant la réunion, l’ordre du jour et autres documents de référence sont envoyés. Chacun doit lire ces documents avant la réunion.
  • Chaque membre du conseil d’administration doit aussi participer à un comité. Les comités ont un calendrier différent, mais se rencontrent en général 6 fois par an, en ligne seulement.

 

Je suis intéressé.e, mais j’ai aussi d’autres engagements – comment le Dépôt peut-il en prendre compte ?

  • Nous savons que chacun part d’un point différent. Par exemple, certaines personnes ont des empêchements et ne peuvent se rendre à une réunion physique, d’autres doivent s’occuper d’enfants à la maison, et d’autres peuvent avoir besoin d’aide pour se connecter en ligne. Si vous êtes intéressé.e  à vous joindre au conseil d’administration, nous pourrons discuter de la manière dont nous pouvons répondre à vos besoins spécifiques pour y arriver.
  • Exemples : offrir des billets d’autobus pour assister à la réunion, offrir de l’aide pour s’occuper des enfants, offrir de l’assistance technique pour vous connecter en ligne, etc.